SISTEMA NUMÉRICO DE ARCHIVO

El sistema alfabético usa nombres como títulos de las carpetas y hasta de las guías. En el sistema numérico de archivo se le asigna cada individuo, institución, razón social o asunto, un numero y todo los documentos correspondientes se archivan en la carpeta con ese numero. Al sistema alfabético se le llama sistema directo, porque se puede ir directamente a la gaveta de archivo y por medio de los títulos encontrar y archivar documentos. Al sistema numérico, por el contrario, se considera sistema indirecto, porque uno debe referirse antes a un archivo de tarjetas, para averiguar el número asignado, para luego poder archivar o buscar algún papel o documento.
A pesar de ser indirecto, el sistema numérico puede usarse ventajosamente en las siguientes circunstancias :

1.     En negocios donde los papeles o documentos de agrupan alrededor de casos determinados, contratos u operaciones, que se mantienen activos por periodos largos pero indefinidos y que requieren referencia extensiva y permanente.

2.     En operaciones donde el término de referencia es un número en vez de un nombre. Algunos departamentos, dentro de una misma institución, se dedican a una actividad que no se relaciona precisamente con nombres de personas. Es, por lo tanto, más eficiente, clasificar los documentos en dichos departamentos de acuerdo con números. Las compañías de seguros usan los números de las pólizas en vez de los nombres de los asegurados. En situaciones confidenciales, por ejemplo, se pueden ocultar los nombres de personas mediante el uso de títulos numéricos.

Organización del archivo bajo el sistema numérico. En la organización del sistema de archivo numérico, se pueden distinguir tres secciones o partes fundamentales :

1.     El archivo principal o sección numérica.

2.     El archivo misceláneo o alfabético.

3.     El tarjetero auxiliar o indice.

Analizaremos las tres secciones de que se compone el sistema :

1. El archivo principal o sección numérica :

Característica : Esta sección del archivo corresponde exclusivamente al archivo de los documentos de corresponsales activos.
Por lo tanto, las carpetas numéricas que se utilizan en esta sección son consideradas carpetas individuales, es decir, para el archivo de documentos relacionados con una sola persona.

Materiales : Se utilizan guias y carpetas numéricas.

Guías : Son las que indican las distintas divisiones numéricas del archivo y poseen en forma escalonada las 5 posiciones en que se encuentran divididas las pestañas de las mismas.

Carpetas : Las carpetas numéricas se asignan a los corresponsales activos. Las pestañas de estas carpetas son de un tipo especial llamado "pestaña corrida", que ocupa toda la extensión de la carpeta.

Ordenamiento de los documentos : Como esta sección esta destinada a los corresponsales activos, los documentos dentro de las carpetas numéricas deben ordenarse de acuerdo con la fecha, colocando siempre delante el documento de fecha más reciente.

Procedimiento para numerar las carpetas : La numeración de las carpetas debe hacerse en forma progresiva, pudiendo tomarse como punto de partida cualquier número, con la condición de que se observe un orden lógico a partir de dicho número. Para la asignación de los números se debe considerar el orden de llegada de los documentos correspondientes a los corresponsales activos, sin tener en cuenta el orden alfabético de sus nombres.

2. El archivo misceláneo o sección alfabética.

Característica: Como su nombre lo indica está compuesta de guías y carpetas que siguen el orden del alfabeto y está destinado a los documentos menos importantes. No se le debe asignar un número y un sitio en el archivo principal numérico a un corresponsal o asunto hasta que se haya acumulado suficiente material.

Materiales : Se utilizan guías y carpetas alfabéticas.

Guías : Las pestañas de las guías ocupan generalmente la primera posición y llevan impresa una letra o combinación de letras.
Carpetas : Llevan la misma inscripción de la guía que le precede y sus pestañas ocupan la segunda posición. Estas carpetas son las llamadas alfabéticas o miceláneas.

Ordenamiento de los documentos : En su característica notamos que esta sección miscelánea está destinada al archivo de documentos menos importantes, es decir, para los de aquellos corresponsales considerados inactivos. Por lo tanto, el orden dentro de esas carpetas debe ser:

1.     Orden alfabético, de acuerdo con los nombres de personas, institución o razón social.

2.     Si existen dos o más documentos con el mismo nombre, poner siempre delante el de fecha más reciente.

3. El tarjetero auxiliar o indice. Un sistema numérico no puede operar sin un tarjetero que sirva para identificar el número de carpeta alfabética asignada a un corresponsal determinado. De ahi que debe confeccionarse una tarjeta con el nombre de cada corresponsal, ya sea activo o inactivo, que indique en qué lugar del archivo se han guardado los documentos correspondientes. Si el corresponsal es activo, la tarjeta indicará el número de carpeta que le corresponde y si es inactivo, cual es la carpeta alfabética donde se guardaron sus documentos.

Procedimiento para archivar en el sistema numérico. Cuando el encargado de archivo recibe la correspondencia o documentos que deberá archivar, aplicando el sistema numérico, sigue los siguientes pasos :

1.     Inspecciona los documentos para determinar si su archivo ha sido autorizado.

2.     Determina cómo han de archivarse, bajo qué nombre o asunto y es necesario hacer referencias. (Para hacer todo esto, tiene que leer los documentos).

3.     Marca, haciendo una raya en lápiz rojo, el nombre o asunto que se considerará para su archivo e indica la referencia si la hay, haciendo una cruz al lado de la misma.

4.     Clasifica u ordena la materia en orden alfabético según se marcaron los documentos

5.     Busca en el tarjetero el número que corresponde al corresponsal o asunto, según el caso, y lo escribe en la esquina superior derecha de cada carta o documento.

6.     Si no existe en el tarjetero el nombre de dicho individuo, firma, institución o asunto, y ha de considerársele como corresponsal activo, le asigna un número y hace la correspondiente tarjeta para el tarjetero. (Si se va a considerar corresponsal inactivo se escribe la letra "M", que significa misceláneo).

7.     Separa los documentos y cartas de corresponsales activos de aquellos que son inactivos.

8.     Clasifica las cartas de los corresponsales activos en orden numérico y las nuevas tarjetas en orden alfabético.

9.     Archiva en las correspondientes gavetas del archivo principal numérico y el tarjetero estas cartas y tarjetas.