SISTEMA DE ARCHIVO POR ASUNTO

El sistema de archivo por asunto es la ordenación de documentos o correspondencia, que se hace teniendo en cuenta la materia o asunto de que tratan los mismos. Del texto de la carta o documento se determina el asunto bajo el cual se ha de archivar. Los nombres de individuos, instituciones o firmas comerciales se consideran en grado mínimo.
La dirección de una institución o la gerencia de una empresa, por ejemplo, suelen estar más interesadas en cuadros completos que en detalles aislados, por eso es que sus archivos debieran ordenarse por asuntos.

Combinaciones. El sistema de archivo por asunto puede combinarse con arreglas alfabéticos y numéricos. Hay dos clases de arreglos alfabéticos :

1.     Según el diccionario. en el cual no existe relación lógica entre los asuntos, sólo se sigue el orden alfabético. Ejemplo:
Automotores
Aviación
Bancos
Central telefónica
Dentistas

2.     Enciclopédico, en el cual los asuntos se agrupan siguiendo un orden lógico y la secuencia alfabética. Ejemplo :
Dentro del titulo o división principal de repuestos, se encuentran los subtitulos :
Aeroplanos
Automóviles
Bicicletas
Motores industriales
Motores marinos

Arreglo de la gaveta de archivo. Archivo por asunto con arreglo alfabético.
Cuando se usa un arreglo alfabético con el sistema de archivo por asunto, las guias y carpetas van dispuestas en la siguiente forma :

1.     Guías alfabéticas, que van en primera posición.

2.     Guía con los títulos de los asuntos, en segunda posición.

3.     Guías especial, en quinta posición. Esta guia sirve para descargar cualquier asunto importante o para subdividir algún tópico muy cargado.

4.     Carpetas, con el titulo del asunto principal, o el de la división o subdivisión en cuarta posición.

5.     Carpeta miscelánea alfabética, con pestaña en tercera posición.