ARCHIVO DE TARJETAS

El uso de archivos verticales de tarjetas y de registros visibles se ha desarrollado grandemente en la actualidad. Instituciones oficiales, empresas comerciales y organizaciones de toda clase utilizan este tipo de archivo, con el objeto de registrar direcciones postales, indices, listas de personas o cosas e información de cualquier genero.

 Archivo vertical de tarjeta ( o simplemente tarjetero)

El tarjetero puede usarse en dos formas :

1.     Como fuente auxiliar de información, cuando se usa junto con un sistema de archivo de correspondencia.

2.     Como una forma independiente de anotar y obtener información.

En general, los tarjeteros se usan para anotar información que, de no usarse las tarjetas, se tendría que haber escrito en forma de una lista en un cuaderno libro.
El uso de tarjetas facilita la localización de la información, ya que dicha información esté debidamente consignada en una tarjeta determinada, porque a cada asunto corresponde una tarjeta diferente. Además el sistema de tarjetas es flexible : la información se puede cambiar simplemente añadiendo o quitando tarjetas, sin que ello afecte el orden en que se encuentren las demás, lo que ocurriría si la información estuviera consignada en un libro o cuaderno, siguiendo un orden alfabético.
Por estas razones los tarjeteros tienen hoy mucha aceptación. Son usados para control, inventarios, registros, listas, contabilidad, etc.
Los tarjeteros, al igual que los archivos de correspondencia y documentos, pueden ser organizados con una base alfabética, geográfica, por asunto o numérica. Hay que tener en cuenta, sin embargo, que cada nombre, cosa o asunto deberá anotarse en una tarjeta separada, de modo que ésta pueda ser archivada según la secuencia que establece el sistema adoptado.
Para facilitar la localización y archivo de las tarjetas se usan guías, que pueden tener divisiones alfabéticas, cronológicas, numéricas, geográficas, etc.
Se obtienen mejores resultados en el uso de tarjeteros si no se colocan más de 20 tarjetas detrás de cada guía. Si el número de tarjetas aumenta demasiado dentro de una guía, se puede subdividir la cantidad de tarjetas y colocarlas detrás de otra guía. Por ejemplo : se empieza un tarjetero y todas las tarjetas que empiezan con la letra "A" se colocan detrás de la guía "A" . Si al cabo de cierto tiempo se observa que hay más de 20 tarjetas detrás de esta guia, se puede dividir el número de tarjetas desde la "A " hasta la "AL" y desde la "AM" hasta la AZ" . En este caso se debe poner una guía "AM" antes de las tarjetas que, de acuerdo con las reglas de archivo, sigan a esta guía. Así pueden seguir dividiéndose las guías según se acumulen las tarjetas.

El tamaño de la tarjeta que se use puede variar según la cantidad de información que se va a poner en la misma. Cuando se preparan tarjetas para archivarse verticalmente en tarjeteros, el titulo deberá ser escrito a máquina en la orilla superior de la tarjeta (preferiblemente en el segundo espacio). Toda información adicional importante deberá ponerse lo más cerca posible de la parte superior de la tarjeta, de modo que se pueda leer sin tener que sacarse la tarjeta del archivo.

Registros visibles. Tal como lo indica su nombre el registro visible es aquel tipo en el que las tarjetas están puestas de tal forma que una parte de las mismas está constantemente visible. Las tarjetas se ordena de modo que una cae sobre otra, de manera que la orilla inferior queda visible. Se puede ver el resto del contenido de la tarjeta alzando la que queda superpuesta. En este tipo de archivo las tarjetas se insertan generalmente en bolsillos o en compartimientos especiales.
Los registros visibles pueden ser de dos tipos :

1.     del tipo anotación, donde la afirmación se escribe continuamente en la tarjeta.

2.     del tipo indice, en el cual no se escribe nada más después que se haya registrado o anotado cierta información. Se usa el de tipo indice solamente para propósito de referencia.

Los equipos de registros visibles, que se construyen tanto en forma de gabinetes como de libros o bandejas, se pueden obtener en dos estilos : protegidos o sin protección, ya sea para ser usados como registros de anotación o de indice.
El llamado equipo protegido es aquel en el que cada tarjeta de registros se coloca en un sostenedor o compartimiento especial que tiene una cubierta de plástico transparente en la orilla del indice.
Se use indistintamente para referencia o para anotación, pero el tipo de anotación se coloca generalmente en equipo sin protección, para eliminar la molestia que ocasiona quitar la tarjeta de su sitio original y luego volverla a poner en dicho sitio, cada vez que haya que añadir alguna nueva información.
Al preparar tarjetas para ser archivadas en registros visibles debe ponerse la información lo más cerca posible de la parte inferior de la tarjeta.
Hay varios tipos de de registros visibles construidos por firmas comerciales conocidas. Entre los de mayor difusión está el equipo llamado "Kardex", fabricado por la "Remington Rand". Este equipo ya se ha empezado a usar con éxito dentro de nuestra administración pública, en especial para el control de registro de existencia en depósitos, inventarios, entrada y salida de materiales, contabilidad en general, etc.

Archivo de catálogos y revistas, planos y dibujos. No solamente papeles, documentos, correspondencia y tarjetas pueden ser archivados en una oficina. De hecho se da el caso de fábricas que hacen propaganda a sus productos por medio de catálogos, de empresas que editan revistas informativas y de instituciones oficiales, como el Ministerio de Obras Públicas y Comunicaciones que maneja una enormidad de planos, mapas y dibujos. Todo este material, catálogos, revistas, mapas, planos, etc., también tiene que ser archivado. Para el efecto se han ideado los equipos y sistemas que veremos a continuación.

Archivo de catálogos. Dentro de la idea general de catálogos caben también las listas de productos, prospecto en general, o cualquier impreso en el que se encuentre una lista ordenada de artículos. Tenemos así, listas de publicaciones de casas editoras, catálogos de fabricantes de maquinarias, catálogos de artículos ofrecidos en remate por tal o cual Ministerio etc.
A veces resulta difícil archivar catálogos debido a la gran variedad en el tamaño de los mismos. Sin embargo, se ha llegado a la conclusión de que el equipo de archivo más adecuado para el efecto es el llamado vertical, usado para la correspondencia. Si los catálogos son del tamaño corriente caben perfectamente en las gavetas del tamaño carta. Para catálogos de mayor tamaño se pueden usar las gavetas del tamaño oficio.
Un archivo vertical para catálogos eliminaría la necesidad de otros equipos inadecuados de archivo, tales como tablillas, armarios, etc., que además de hacer difícil el arreglo, ofrecen muy poca protección contra la suciedad, la humedad, el polvo, el fuego o el robo.

Sistemas. Al igual que en un archivo de documentos y correspondencia, el sistema a usarse dependerá de la naturaleza de la organización u oficina. Así se podrán archivar catálogos en orden alfabético o en orden numérico.

Sistema alfabético. En este sistema los catálogos se archivan siguiendo un orden alfabético y teniendo en cuenta el nombre de la institución, razón social o individuo que los publica. Las guías alfabéticas del sistema Variadex pueden usarse. No se necesitan carpetas. Ejemplo : un catálogo de la "Fabrica de incubadoras Pio-Pio" se debe archivar de la guía "F ".
Se recomienda la aplicación de este sistema cuando el material que debe archivarse es poco numeroso.

Sistema numérico. Cuando el material a archivarse es numeroso, de manera que el encargado de archivo no pueda conocer de buenas a primera el total y exacto contenido de las gavetas, se recomienda la aplicación del sistema numérico.
En este sistema, a cada institución, razón social o individuo que publica el catálogo se le asigna un número, y el mismo número se escribe en la esquina superior derecha de la portada del catálogo correspondiente. Así, todos los catálogos publicados por una misma institución, razón social, o individuo, se archivarán juntos. Guías fuertes con pestañas de metal y con los números deberán usarse para facilitar la búsqueda y mantener ordenados los catálogos.

Tarjetero. Con todo sistema numérico debe usarse siempre un tarjetero auxiliar. En los tarjeteros las tarjetas podrán ordenarse:

1.     De acuerdo con el nombre de la institución, firma o persona que publica el catálogo.

2.     De acuerdo con los nombres de los artículos que se anuncian.

En las tarjetas, además de los nombres y el número, se pueden hacer anotaciones de interés. Si la tarjeta se hace teniendo en cuenta el nombre de una firma vendedora, por ejemplo, se debe mencionar la dirección postal de dicha firma, los artículos que vende y el número que se le haya asignado.
Si la tarjeta se hace considerando un artículo determinado deben anotarse los nombres de las casas vendedoras, dirección postal y los números asignados a los mismos. Asi la referencia será completa.