SISTEMA DE ARCHIVO ALFABÉTICO

El alfabeto, y la secuencia correcta de letras dentro del mismo, se usa en todos los sistemas de archivo, ya que son nombres los que usualmente constituyen los títulos bajo los cuales se archiva todo documento. En los sistemas alfabéticos, los títulos son nombres de personas u organizaciones. En los sistemas geográficos, los títulos son los nombres de lugares. En los sistemas por asunto, los títulos son los nombres de cosas o categorías. En los sistemas numéricos, los títulos son números que se han asignado a nombres y asuntos los cuales son catalogados alfabéticamente en un indice.
Ocasionalmente, en un sistema aparece otro. Por ejemplo, en sistemas alfabéticos, puede surgir un titulo de asuntos; en sistemas geográficos, puede surgir un titulo de persona u organización; en sistemas por asunto, un titulo de persona o geográfico.
Por lo tanto una buena parte de los procedimientos y materiales en el archivo alfabético se aplica a todos los métodos o sistemas.
El sistema de archivo es el que hace uso del alfabeto para ordenar los nombres de las personas, de sociedades o asuntos siguiendo las reglas para ordenar alfabéticamente. Es un sistema de archivo directo porque se archiva por el nombre de la persona, por el de la institución o bajo determinado asunto. Este sistema no necesita archivo de tarjetas como auxiliar para guardar o buscar en las gavetas.

1. Materiales de archivo y su uso en el sistema alfabético.

1.1 Guías. Las guías son tarjetas indicadoras hechas de un cartón fuerte y resistente. En la parte superior tienen pestañas de acero, celuloide o del mismo material de la tarjeta, donde aparece escrito el titulo.
Las guías, tienen dos funciones principales; Sirven como señales para guiar el ojo rápidamente a los sitios que se desean dentro de la gaveta ; y ayudan a sostener los documentos y papeles dentro de la gaveta.

1.2 Posiciones de las pestañas. Para mayor visibilidad, las pestañas superiores de las guias pueden tener distintas posiciones que varían de acuerdo con el sistema y el caso que las produce. Las posiciones dependen del número de direcciones que se han hecho al ancho de la tarjeta. Estas pueden ser de uno, dos, tres etc. posiciones.

1.1.3 Rótulos de las pestañas. Lo que va impreso en la pestaña de las guías, es lo que en archivo se denomina rótulo o titulo de la pestaña.

1.2 Carpetas. Son cartulinas dobladas en dos, con una pestaña en la hoja de atrás para poner en ella el nombre o asunto de acuerdo con la materia que se guarde en la carpeta. Como en las guías, las pestañas de las carpetas pueden ocupar distintas posiciones.

El periodo de archivo puede ser de seis meses a dos años, dependiendo de las necesidades de la firma o institución. Usualmente, en una gaveta de archivo de correspondencia se encuentran carpetas para los dos tipos de corresponsales y asuntos.

1.2.1. Carpetas individuales : Al acumularse cinco o más papeles de un mismo corresponsal o asunto se hace una carpeta individual. Este se hace poniendo el nombre del corresponsal o asunto en la pestaña de la carpeta.
Una carpeta individual tendrá correspondencia sobre una sola persona o asunto. Esta correspondencia incluirá papeles o documentos originales que se reciben y copias de los papeles o documentos que se envían. Usualmente, cuando se desea un papel de los archivos, se da la fecha así como el nombre. Por lo tanto, resulta conveniente tener todos los papeles dentro de una carpeta individual ordenados de acuerdo con la fecha, colocando siempre arriba los más recientes.

1.2.2 Carpetas misceláneas : A menos que se pueda determinar desde el principio que un corresponsal o asunto será activo, la primera comunicación recibida de o dirigida a dicho corresponsal se pondrá en la carpeta miscelánea o general. Allí se colocan los documentos de varios individuos, entidades o asuntos hasta considerarles de bastante importancia para abrirles carpeta individual. Esta carpeta se usa para corresponsales o asuntos inactivos.
Los documentos dentro de la carpeta miscelánea se ordena en primer término de acuerdo con el orden alfabético de los nombres, y luego, si existen dos o más papeles bajo el mismo nombre, en orden de fechas, colocando el de fecha más reciente arriba.

1.2.3 Preparación de las etiquetas para las carpetas. Los títulos en las carpetas pueden ser directamente escritos a máquina o en etiquetas ya engomadas. En ambos casos hay que recordar que el nombre o titulo deberá escribirse de acuerdo con las reglas para ordenar alfabéticamente. En algunas oficinas escriben con mayúsculas todo el titulo ; en otras, sólo escriben en mayúsculas los principales nombres del titulo o la primera letra de cada nombre. Hay quienes usan signos de puntuación, mientras otros no. De todos modos, no importa el método que se use. Lo importante es mantenerlo uniforme.
Se prefiere el estilo de bloque si el titulo incluye más de un nombre. Si la linea del nombre es demasiado largo, entonces la parte del nombre que falte se escribe con una sangría de tres espacios, debajo de la primera linea.

1.3 Sistema alfabético Variadex. Se trata de un sistema alfabético, completamente moderno, de marcadas ventajas sobre otros sistemas. Es directo y de fácil expansión. El juego básico de guías es completo, pues cubre todo el alfabeto con veintinueve guías. Se puede ampliar agregando guías adicionales con sub-divisiones que se usaria en una gaveta; en dos gavetas se usaría cuarenta divisiones y se seguirían añadiendo divisiones según las necesidades del archivo.
Las características de este sistema son las siguientes :

·                               Las guías principales llevan rótulos sencillos y se colocan en la primera posición.

·                               Las guías especiales están en la cuarta posición y se usan para aquellos nombres que tienen un gran volumen de correspondencia.Las carpetas individuales están en la tercera posición.

·                               Las carpetas misceláneas están en la segunda posición y detrás de las carpetas individuales. Llevan el mismo rótulo alfabético que la guía principal.Características especiales: 

·                               Se usa el color en las pestañas de las guías y en las pestañas de las carpetas para acelerar la búsqueda de papeles y como verificación para evitar archivar mal. 

·                               El color de todas las pestañas de las carpetas detrás de una guía es igual al color de la pestaña de la guía. Por lo tanto, el empleado se dará cuenta de que está archivando mal si tratara de poner una carpeta con una pestaña verde junto con carpeta que tienen pestañas amarillas. Los colores están en una secuencia de arco iris. 

·                               El alfabeto se divide en cinco secciones.

2.  Diferencias entre los sistemas alfabéticos. Existen otros sistemas de archivo alfabético. Estos sistemas se diferencian entre si :

·                               Por la organización y posición de las pestañas en las guías y carpetas.

·                               Por los rótulos; en unos el titulo es sencillo y en otros doble. Unos usan el número controlando las guías y carpetas y otros no. Los sistemas modernos prefieren rótulos sencillos sin números controlando las guías y las carpetas.

·                               Por los colores usados en las pestañas de las guías y las carpetas.

·                               Por la expansión o flexibilidad posible.

3. Ventajas de los sistemas alfabéticos :

·                               La referencia y el archivo es directo (no se necesita como auxiliar un archivo de tarjetas); se provee para material miscelánea.

·                               La organización de las guías y las carpetas es sencilla; los apellidos y nombres se agrupan con facilidad.

·                               El sistema alfabético se ajuste perfectamente bien a casi todos los negocios, pequeños y grandes, con un gran volumen de correspondencia o con poca, con nombres complicados, extranjeros o sencillos, etc.