REGLAS DE NOMBRES PROPIOS PARA ARCHIVAR

Un archivo desorganizado dificulta todo el sistema administrativo de una organización. Habrá enorme dispersión de tiempo y esfuerzos, involucrando desde el más modesto funcionario, hasta el más alto dirigente.

Archivar no quiere decir simplemente guardar correspondencia y documentos para quitárnoslos del frente. Archivar quiere decir organizar sistemáticamente dichos documentos y correspondencia de modo que puedan ser localizados prontamente.

Documentos que se archivan :

1.      La correspondencia que se recibe y las copias de la que se escribe en toda oficina, y las facturas, recibos, cheques cancelados, estados de cuenta, etc.

2.      Escrituras, récords clínicos, planos de construcciones, etc. de las oficinas de profesionales así como del gobierno.

3.      Catálogos, libros recortes de periódicos y revistas.

4.      Tarjetas con distintas informaciones.

Elementos a considerar en la organización del archivo. Son los siguientes

·                               Nombre - que origina el orden alfabético.

·                               Local - que origina el orden geográfico

·                               Fecha - que origina el orden cronológico.

·                               Asunto - que origina el orden de asunto.

SISTEMA DE ARCHIVOS . Los sistemas pueden ser: directo, semi-directo, indirecto.

DIRECTO: La busca o localización del documento es hecha en el local donde se encuentra archivado.

SEMI-DIRECTO: La búsqueda es efectuada a través de tablas.

INDIRECTO: La búsqueda es efectuada después de consultado un índice, código o fichero.

MÉTODOS.

Método alfabético (Sistema directo). Este método consiste en la ordenación de los documentos en riguroso orden alfabético, no habiendo necesidad de índice. Para ello es necesario observar las reglas de alfabetización.

Las reglas que vamos a presentar a continuación son usadas internacionalmente y se conocen por "Reglas del Library Bureau" (Reglas de la Biblioteca de la Oficina).

Hay dos conceptos que son fundamentales en el estudio de las reglas de alfabetización:

1 Inversión. Consiste en poner en primer término apellido o apellidos, luego el nombre o inicial, y en tercer término el nombre intermedio o inicial del mismo. Todas las veces que se efectúa la inversión de nombre, DEBE indicarse esta inversión por medio de una COMA puesta a continuación del apellido o apellidos.

NOMBRES	SE ARCHIVA
Anne Marie Menten	Amarilla, Severiano
Yolanda Ramos	Martinez, Jorge
Severiano Amarilla	Menten, Anne Marie
Eddy Vandersmissen	Ramos, Yolanda
Jorge Martinez	Vandersmissen, Eddy

2.- Unidad de archivo Un factor muy importante que debe considerarse al alfabetizar es la unidad o unidades de archivo de que consta el nombre.

Cada palabra, cada letra aparte, cada inicial, cada abreviatura en el nombre de una persona, sociedad, corporación o institución, constituyen una UNIDAD de archivo.

Son inseparables del concepto de unidad de archivo, tres principios que son previos al estudio de las reglas de alfabetización.

3.- Cuando la primera unidad de cada nombre es distinta, éste decide el orden alfabético.

Nombres	Se archiva
Yolanda Ramos	Martinez, Jorge
Jorge Martinez	Menten, Anne Marie
Anne Marie Menten	Ramos, Yolanda

4.- Cuando la primera, segunda, tercera, etc., unidad de cada nombre es idéntica, la próxima, al ser distinta, decide el orden alfabético.

Nombres	Se archiva
Yolanda Ramos	Ramos, Elva
Elva Ramos	Ramos, Elva Lucy
Elva Lucy Ramos	Ramos, Yolanda

5.-  Una unidad más corta precede a una más larga si su raíz es idéntica a aquella.

Nombres	Se archiva
Cayetano Ré	Ré, Cayetano
Susana Rejala	Rejala, Susana
Carolina Rejalada	Rejalada, Carolina

NOMBRES DE PERSONAS.

1.- Apellidos. Cuando los apellidos de dos o más personas son diferentes, el orden alfabético de los nombres se determina por los apellidos solamente.

Nombres	Se archiva
Elva Ramos	Menten, Anne-Marie
Celso Ochoa	Ochoa, Celso
Anne-Marie Menten	Ramos, Elva

2.- Las particulas o prefijos de los apellidos se consideran como parte del mismo. El que haya o no espacio entre ellos no tiene importancia. Por lo tanto, ambos constituyen una sola unidad de archivo sin que cambien de lugar. Estas partículas incluyen algunas como : D' , De, Del, La, Los, Mc.O, Van, Van den, Von, etc.

Nombres	Se archiva
Arsene Van den Dorpel	De Gaulle, Charles
Charles De Gaulle	Del Valle, Lucy
Carolina La Rosa	Di Ponti, Carlos
Lucy del Valle	La Rosa, Carolina
Sabine O'Neill	O'Neill, Sabine
Carlos Di Ponti	Van den Dorpel, Arsene

3.- Dos apellidos. En español los apellidos de las personas están formados por el apellido paterno y el materno. Cuando estos apellidos van precedidos de un nombre propio, se consideran como una sola unidad de archivo en la clasificación alfabética, ya sea que lleven o no un guión.

Nombres	Se archiva
Yolanda Ramos González	Ramos González, Yolanda
Sabine Sindermann-Kolosinsky	Sindermann-Kolosinsky, Sabine

4.- El nombre de pila o primer nombre. Cuando los apellidos de dos o más personas son iguales, el orden alfabético lo determinan los nombres de pila.

Nombres	Se archiva
Yolanda Ramos	Ramos, Elva
Lucy Ramos	Ramos, Lucy
Elva Ramos	Ramos, Yolanda

5.-El nombre intermedio o segundo nombre. Cuando los apellidos y los nombres de pila son iguales, el orden alfabético lo determinan los nombres intermedio o la inicial de éstos.

Nombres	Se archiva
Yolanda Bernarda Ramos	Ramos, Yolanda Bernarda
Yolanda Cristina Ramos	Ramos, Yolanda Carolina
Yolanda Carolina Ramos	Ramos, Yolanda Cristina

6.- Nombres raros. Cuando sea difícil o imposible decidir qué parte del nombre es el apellido, el nombre de la persona debe ordenarse tal como está escrito.

Nombres	Se archiva
Ming Hing Chon	Domingo Pedro
Piérre Francois	Ming Hing Chon
Domingo Pedro	Piérre Francois

7.-Iniciales. Una inicial se considera como una unidad de archivo. En la comparación de las unidades entre sí, preceden a todos los nombres que comienzan con esa misma letra.

Nombres	Se archiva
Yolanda Bernarda Ramos	Ramos, Y. Carolina
Y. Carolina Ramos	Ramos, Yolanda B.
Yolanda B. Ramos	Ramos, Yolanda Bernarda

8.- Nombres de mujeres casadas. En países como el Paraguay, el nombre legal de la mujer casada está constituido por :

Su nombre de pila

Su apellido de soltera

La preposición "de"

Ejemplo: Lucy Ramos de Ramirez.

1.   La clasificación de estos nombres debe hacerse bajo el apellido de soltera con la preposición "de" entre paréntesis seguido del apellido del esposo, luego el nombre de pila y por último, el nombre intermedio.

Lucy Ramos de Ramirez = Ramos (de) Ramirez, Lucy

Se recomienda clasificar en esta forma los nombres de mujeres casadas, porque un documento asi clasificado facilita su localización, teniendo en cuenta que:

2.   La mujer casada no pierde su apellido de soltera ; si se divorcia y queda soltera o vuelva a contraer nupcias, su apellido de soltera será siempre el mismo.

3.   El apellido de soltera la identifica mejor, sobre todo en aquellos casos en que más de una mujer tiene en mismo nombre de pila y los apellidos de casadas idénticos.

Nombres	Se archiva
Maria Duarte de González	Acosta (de) González, Maria
Maria Acosta de González	Acuña (de) González, Maria
Maria Acuña de González	Duarte (de) González, Maria

NOTA : El nombre de una mujer casada, la primera unidad de archivo está formada por el apellido de soltera, la preposición "de" (encerrada entre paréntesis porque no se considera unidad de archivo) y el apellido del marido. Debe considerarse a esta unidad como si estuviera escrita toda junta.

9.- Titulos. Un título profesional, grado académico, eclesiástico o militar no se considera al determinar el orden alfabético, pero se escribe entre paréntesis al final del nombre.

Nombre	Se archiva
Ing. Jorge Martinez	Amarilla, Severiano (Lic.)
Dr. E. Menten	Martinez, Jorge (Ing.)
Lic. Severiano Amarilla	Menten, E. (Dr.)
Gral. de Div. Celso Ochoa	Ochoa, Celso (Gral. de Div.)

10.- Nombres exactamente iguales. Cuando nos encontramos con dos nombres exactamente iguales, diferenciados por el título, éste determinará el orden alfabético, pero sin que se le considere unidad de archivo y encerrando entre paréntesis al final del nombre.

Nombre	Se archiva
Lic. E. Menten	Menten, E. (Dr.)
Dr. E. Menten	Menten, E. (Lic.)

11.- Nombes iguales. En el caso que aparezcan dos nombres exactamente iguales y uno de ellos vaya precedido de un título, se clasificará primero el que no lleva dicho título por ser más corto, encerrando siempre el titulo entre paréntesis porque no se considera unidad de archivo.

Nombre	Se archiva
Dr. E. Menten	Menten, E.
E. Menten	Menten, E. (Dr.)

Excepción: 

Si a un título le sigue solamente un nombre de pila o un apellido, se clasifica tal como está escrito, considerando al título como unidad de archivo.

Nombre	Se archiva
General Ochoa	Doctor Menten
Monseñor Livierez	General Ochoa
Doctor Menten	Monseñor Livierez
Principe Felipe	Principe Felipe

12.- Designaciones cronológicas. Una designación cronológica, tal como Hijo o Hija (h) en castellano, Junior y Señor (Jr. y Sr.) en inglés o "III" "IV" en números romanos, se considera como una unidad de archivo al final del nombre.

Nombre	Se archiva
Felipe II	Felipe II
Felipe IV	Felipe III
John Kennedy, Jr.	Felipe IV
Carolina Ramos, Hija	Kennedy, John, Jr.
Felipe III	Ramos, Carolina, Hija