PROCEDIMIENTO DE ARCHIVO

Es de suma importancia que desde su ingreso a la institución, todo papel, carta o documento siga, para su cuidado y control, ciertos pasos previos al archivar. La experiencia ha demostrado la necesidad de establecer cierta rutina para que los documentos sean recogidos, clasificados y archivados regularmente y con seguridad. Esta rutina debe ser la misma para cualquier clase de oficina.
Sea cual fuere la organización establecida, el proceso a seguir desde el momento en que el documento llega a la oficina, es el siguiente :

1.     Abrir cuidadosamente el sobre sin dañar la carta o documento que contiene. Aplicar a la carta o documento el sello de recibido que debe contener : nombre de la oficina, fecha y hora de recibido.

2.     Antes de tirar el sobre, interiorizarse de que también se han recibido los anexos que anuncia la carta. Si la dirección del remitente no figura en la carta y si en el sobre, se adhiere éste a la correspondencia. Se procede de igual modo cuando la fecha de la carta dista mucho de la fecha de recibo de la misma.

3.     Clasificar la correspondencia por secciones, departamentos, oficinas, etc., considerando el asunto a que se refiere y distribuirla.

4.     La persona responsable de atender la correspondencia debe contestarla o disponer de ella en la forma que corresponda, separando las ya atendidas del resto de la correspondencia.

5.     Una vez atendida una carta, disponer su archivo sin dejar que se acumule por mucho tiempo la correspondencia a archivarse.

6.     La persona que ha atendido la correspondencia deberá marcar la carta con sus iniciales, lo cual significa que autoriza su archivo.

Ahora bien, llegada la correspondencia al archivo, el encargado del mismo debe ceñirse al siguiente procedimiento, que consta de cinco pasos :

1.     Inspeccionar los documentos.

2.     Determinar bajo qué nombre o asunto se archivará.

3.     Marcar el nombre o asunto y la referencia si la hubiere.

4.     Clasificar los documentos según el sistema adoptado.

5.     Archivar la correspondencia.

Inspeccionar los documentos : Tiene por objeto comprobar si los documentos fueron o están autorizados para su archivo, lo cual equivale a comprobar si los mismos tienen las iniciales de la persona que tuvo a su cargo la atención o resolución del asunto. El documento que no esté autorizado debe ser devuelto a la oficina de procedencia para su autorización.

Determinar el nombre o asunto bajo el cual se archivará. Es el proceso de determinar el nombre o titulo bajo el cual ha de archivarse el documento. Hay cinco posibilidades :

1.     Bajo el nombre del membrete.

2.     Bajo el nombre de la persona o compañía a quien está dirigida la carta.

3.     Bajo el nombre de la firma.

4.     Bajo el nombre o asunto mencionado en la carta.

5.     Bajo el nombre del lugar (pueblo, ciudad, país, etc.) de procedencia de la carta.

Al seleccionar el titulo bajo el cual se ha de archivar un documento o carta, la persona encargada deberá determinar cuál será el titulo más probable bajo el cual se pida la correspondencia de los archivos.
Siempre que un papel o documento pueda ser requerido bajo distintos nombres, se archiva bajo el titulo más lógico o importante y se hace referencia bajo el otro u otros nombres o asuntos.

Marcar el nombre o asunto. Una vez decidido el nombre o asunto que ha de usarse para archivar, el empleado lo subraya con un lápiz de color para que quede permanentemente marcado, eliminando asi la repetición de todo ese procedimiento preliminar cada vez que los documentos prestados son devueltos a los archivos. Pueden usarse lápices de distintos colores para cada departamento.
Si aparece un nombre que necesita una referencia cruzada también se deberá subrayar y marcar con una "X" para indicar que se ha hecho referencia.

Clasificar los documentos según el sistema adoptado. Consiste en el arreglo preliminar de los papeles de acuerdo con el titulo que se ha subrayado o escrito al determinar el nombre o asunto. Es el último paso preparatorio al archivo actual de la correspondencia. Es entonces cuando se ordenan los papeles en su secuencia aproximada, de modo que se haga más rápido el colocar de los papeles en las gavetas del archivo. Hasta la oficina más pequeña usualmente tiene archivos de varias gavetas. Si el archivero no hiciera esta clasificación y orden preliminar al archivar los papeles, tendría que ir de una gaveta a otra gaveta, abriendo y cerrándolas muchas veces, perdiendo el tiempo, gastando energías.
La clasificación preliminar ordenada de papeles, permite que cada gaveta se abra una sola vez y que se puede trabajar sistemáticamente en cada gaveta de adelante para atrás.
En algunas organizaciones donde hay muchos papeles o documentos que archivar, se usa equipo especial para hacer esta clasificación preliminar con más rapidez. Si no hay este equipo especial, los papeles pueden ser ordenados y clasificados en una mesa o escritorio. En este caso, se deberá adoptar una rutina similar a la siguiente :

1.     Clasificar y ordenar los papeles en grupos pequeños de acuerdo con las divisiones convenientes. Por ejemplo, en el sistema alfabético, pueden ordenarse los papeles en grupos separados por cada letra del alfabeto y así tendríamos un grupo para la letra A, otro por la B, otra por la C y así sucesivamente para cada letra del alfabeto.

2.     Tomar cada grupo y separarlo de acuerdo con las divisiones de las guías existentes en el archivo. Por ejemplo, si para la letra A existen las guías, A, Al, Ao y Aq, los documentos que deben archivarse bajo esa letra se agruparan de acuerdo a cada una de estas guías.

3.     Ordenar, en la secuencia correcta, los papeles que se archivaran detrás de cada guía. Por ejemplo : detrás de la guía A, la correspondencia a ser archivada bajo el nombre de Acosta irá detrás de Abatte; detrás de la guia Al, primero Almada y luego Andrada; etc.

Archivar la correspondencia. El quinto paso en el proceso consiste en archivar o colocar la correspondencia o documentos en las carpetas del archivo.
Si existen documentos rotos o deteriorados es conveniente remendarlos con cinta celulosa transparente (scotch tape) antes de archivarlos.
Para archivar o buscar material en los archivos, es conveniente alzar toda o parte de la carpeta sin sacarlas fuera de la gaveta de manera que podamos ver si es o no la carpeta buscada, asi como también para que resulte más facil colocar y ordenar los documentos dentro de la misma.
Una vez que hayamos encontrado la carpeta que necesitamos, debemos asegurarnos de que el titulo de la pestaña concuerde exactamente con el titulo subrayado en la correspondencia o documento a archivar. De este modo evitaremos el archivar papeles en donde no corresponde.
Todos los papeles, no importa cual sea su tamaño, se colocan en las carpetas con el membrete hacia el frente del que archiva y hacia la izquierda del archivo.

Capacidad de la carpeta. Se debe evitar siempre la congestión de las carpetas y gavetas pues asi se evitan errores, pérdida de tiempo y se consigue mayor flexibilidad. La capacidad máxima de una carpeta corriente es de 100 cartas o papeles.