EL FORMATO DE UNA CARTA

Un largo camino se ha recorrido desde la carta perfumada, caligrafiada, enrollada y asegurada con fina cinta de seda hasta el mensaje de nuestros días. Sin embargo, hay un concepto en común, que siempre se buscó la forma atractiva, elegante, sobria.

EL FORMATO DE UNA CARTA

El destinatario de una carta se impresiona favorablemente cuando encuentra una apariencia armoniosa, uniforme y atractiva. Luego, vendrá la coherencia y buen sentido de las ideas. Así, se habrá dado la fórmula ideal: armonía en Fondo y Forma.

Hoy en día, la carta comercial se escribe preferiblemente en procesadores electrónicos de textos o computador, por la innumerable ventaja que esta tecnología ofrece.

PARTE DE UNA CARTA

La innovación es signo de la época. En una carta también se produce cambios tendentes y simplifica el trabajo logrando mayor eficiencia en la oficina. Los avances tecnológicos han contribuido mucho con estos propósitos.

LA PARTE GENERAL Y ESPECÍFICA DE UNA CARTA SON:

·         Membrete

·         Número consecutivo de la carta

·         Lugar y fecha

·         Datos del destinatario

·         Asunto

·         Saludo o vocativo

·         Cuerpo o texto de la carta

·         Despedida

·         Nombre del remitente

·         Cargo

·         Anexo

·         Copia

·         Identificador del digitador

Hay que considerar el hecho de que la carta social no contiene las líneas especiales de referencia, anexo copia, o identificación del digitador. Por otro lado, hay cartas sin membrete y número que usan las personas naturales para enviar solicitudes de empleo, vacaciones o de anticipos de cesantías (Pagos parciales o adelantos de salarios), entre otros.

EL MEMBRETE

Una hoja membretada o papel,​ es aquel que incluye, impresos, el nombre y el logotipo o algún otro diseño de una compañía o institución. En ocasiones el membrete incluye un diseño en la totalidad o en gran parte de la hoja (los márgenes, el fondo, etc.). El membrete también puede aparecer impreso en un sobre.

SALUDO O VOCATIVO

En esta parte hay que diferenciar entre un mensaje parecido de un saludo y otro precedido de un vocativo. Al respecto, una autoridad en comunicación aconseja: “Una carta debe parecerse al diálogo amistoso que sostienen dos personas que se encuentran de súbito en la calle: se saludan, conversan y se despiden”.

CON SALUDO	CON VOCATIVO
·         Cordial saludo, señor Torres ·         Un saludo cordial para usted ·         Afectuoso saludo, señora Martínez ·         Saludos cordiales:	·         Estimado señor Torres: ·         Distinguido doctor López: ·         Apreciada señora Martínez: ·         Señor Embajador
Estilo moderno	Estilo tradicional

CUERPO O TEXTO DE LA CARTA

El número ideal de párrafos es tres,  “Aperitivo, plato fuerte y postre” es decir, la introducción, el desarrollo del tema y la conclusión.

Tenga en cuenta las características vitales y complementarias, el buen lenguaje, las relaciones humanas y todos los factores de corrección.

DESPEDIDA

Consecuente con un saludo, debe haber una despedida. Las palabras “atentamente” o “cordialmente” no son precisamente despedidas. Por eso, en armonía con un saludo al inicio debe haber una despedida al final.

DESPEDIDA	CORTESÍA
Hasta otra ocasión. Hasta pronto. Agradeceré su respuesta	Cordialmente, Atentamente, Sinceramente,
Moderno	Tradicional

El corresponsal  tiene siempre la opción de elegir el estilo que más se acomode a su sentir y, sobre todo, al de su destinatario. Allí es donde la empatía debe funcionar.

NOMBRE DEL REMITENTE

Se emplea el mismo tipo de letra que se usa para escribir el nombre del destinatario.

CARGO

A reglón seguido y sin sangría se escribe el cargo del remitente.

ANEXO

Siempre es conveniente escribir información específica sobre lo que se envía; tres catálogos, dos letras de cambio, un contrato, etc.

Anexo: Un contrato

Anexo: dos catálogos

Anexo: un cheque cruzado

COPIA

En América Latina, se acostumbra escribir la palabra “Copia”. En Puerto Rico y algunos países se continúa escribiendo la abreviatura c.c. para significar “con copia carbón”. Con la desaparición del papel carbón, es más conveniente escribir “Copia”. Luego, después de dos espacios se empiezan a escribir, en orden jerárquico, los nombres y cargos de los funcionarios que van a recibir copia del documento.

Ejemplo

Copia: Señor Carlos Guerrero

Copia: Director de Relaciones Públicas        Jefe del Departamento de Mercadeo        Supervisor de Venta

Copia: Doctor José Perez Solis, Gerente de Créditos        Doctora María Treller M. Jefa de Cobranzas

Copia: Ingeniera Gloria Gonzales Fernández, Rectora        Licenciado Miguel Angel Vargas V.,  Director Académico        Licenciada Silvia Mendoza, Jefe de Carrera

Copia: Auditoria, Tesorería

IDENTIFICACIÓN DEL DIGITADOR:

En razón del cambio tecnológico ya no se puede hablar de mecanografía: el termino digitación es más acorde con esta tarea.

Para identificar a la persona responsable de la digitación de una carta, se acostumbra el uso del nombre y la inicial de su apellido si es mujer, y la inicial del nombre y el apellido si es varón. Cuando opte por el método tradicional, se escriben las iniciales en minúscula y sin punto, ni en medio ni al final.

NOMBRES	TRADICIONAL (Iniciales)	MODERNO (*)
María Elena Torres Emilio Linares Amanda Salcedo Melgar	met el as	María Elena T. E. Linares Amanda S.M.

COMUNICACIÓN EN UNA PÁGINA

A inicio de los noventas y en busca de la excelencia en la Administración, se planteó que las cartas sean de una página, ya que las ideas modernas de  los mensajes comerciales deben ser escritos claros, coherentes y breves.

Qué bueno sería convencer a todos los gerentes de que escriban memorandos, cartas e informes en una página; sin duda alguna serían leídos en su totalidad permitiendo a las empresas alcanzar altos índices de productividad administrativa.

    

DISTRIBUCIÓN DE LAS PARTES DE UNA CARTA 

La necesidad de dar a la carta esa “buena cara” que le permita crear la mejor primera impresión, nos lleva a estudiar cuatro factores decisivos.

·         Estilo de carta

·         Puntuación en las partes de la carta

·         Espacios e interlineaciones

·         Márgenes

ESTILO DE CARTA

Existen los siguientes  estilos  de  correspondencia: Estilo semibloque, bloque o bloque extremo.

BLOQUE EXTREMO

Estilo bloque extremo, se utiliza para correspondencia comercial o privada y se caracteriza porque todas sus partes se colocan al margen izquierdo desde la referencia hasta las iniciales, este estilo se escribirá siempre a espacio sencillo; nunca, a espacio doble. Entre párrafos dejaran siempre dos espacios verticales.

BLOQUE O ESTÁNDAR

Este estilo, por ser el que más se usa, se le conoce como estilo estándar. A usted le será muy fácil aprender este nuevo estilo de carta porque existe muy poca diferencia entre este y el estilo bloque extremo, la diferencia básica consiste en que las líneas de la fecha, de la formula final de cortesía y de la firma se mueven hacia el lado derecho de la carta, en vez de comenzar en el punto fijado para el margen izquierdo, en el texto siempre se usa espacio sencillo entre líneas con espacio doble párrafos.

SEMI BLOQUE

La forma tradicional  de escribir cartas es en  estilo semibloque, se caracteriza porque el saludo y el texto van marginados a la izquierda,  es decir, con párrafos sangrados (5 espacios = tabulación)  al inicio de cada uno de ellos y, se utiliza para correspondencia de carácter oficial. Este estilo cuando sea demasiado corto puede escribirse a espacio doble. Además fecha y nombre del firmante van en la misma línea.

PUNTUACIÓN EN LA PARTE DE LA CARTA

Esta sección sólo se refiere a los signos de puntuación que se usan en las líneas generales de la carta. En teoría existen diferentes estilos; en la práctica, uno solo tiene preferencia.

·         Puntuación abierta (No se utiliza los dos puntos (:)después del saludo inicial o vocativo ni la coma (,) después del saludo final.

·         Puntuación estándar o mixta (La más usada), se utilizada dos puntos (:) después del saludo inicial o vocativo y una coma (,) después del saludo final.

ESPACIOS E INTERLINEACIONES DE UNA CARTA

La forma de escribir las partes de una carta contribuye a lograr una presentación favorable. Estas deben aparecer ubicadas simétricamente, con buen gusto y proporcionada adecuadamente, teniendo en cuenta el tamaño de la carta y el tipo de letra que se programe para la impresión.

Las interlineaciones son la medida entre líneas, y los espacios son la medida entre letras. Sin embargo, el procesamiento de textos facilita considerablemente esta labor, porque los espacios resultan distribuidos en forma automática y las interlineaciones se obtienen con sólo programar la configuración de la página.

Entre los puntos de puntuación se usan unos espacios reglamentarios, que se relacionan a continuación:

Signo de puntuación	Espacios
	Antes	Después	Entre
Coma (,) Punto y coma (;) Punto seguido (.) Punto de Abreviatura Dos puntos (:) Comillas (“ ”) Interrogación (¿?) Exclamación o admiración Paréntesis Raya (___) Guion (-)	0 0 0 0 0 2 2 2 2 2	1 1 2 1 2 2 2 2 2 2

TIPOS DE LETRAS (Fuentes)

Se recomienda usar una sola fuente o Tipo de letra para toda la carta y no abusar de las mayúsculas ni de las negrillas, que dan la impresión de que el redactor está gritando.

MARGENES

La carta comercial debe estar dentro de un marco proporcionado y estético, con el objeto de proyectar una grata impresión.

Para la creación de márgenes laterales adecuadamente, las máquinas de escribir electrónicas, los procesadores de textos y el computador ofrecen la mejor tecnología de software, para configurar una página.

MARGENES A CONSIDERAR

Superior:         entre 3 y 4

Inferior:          entre 2 y 3

Derecho:         entre 2 y 3

Izquierdo:       entre 3 y 4

Las cartas se escriben con interlineado simple; la doble interlineación solo se emplea cuando éstas se van a leer en público.

Los márgenes varían de acuerdo con el tamaño de la carta; el margen derecho puede ser igual o menor al izquierdo.