Una carta es
planear o planificar, es crear una secuencia de trabajo para evitar olvidos o
errores. Debemos reconocer la línea de montaje diseñada para la creación de una
carta progresiva.
PLANTEAMIENTO
DE UNA CARTA
Una carta no se
improvisa, es la combinación de la experiencia personal, el conocimiento del
idioma y un plan cuidadoso.
CONCEPCIÓN.
La concepción es
la etapa inicial en la que se piensa en el mensaje, como necesidad o
conveniencia. La idea en esta parte, no es siempre ordenada o definida. Por lo
general, es preciso poner en orden muchas ideas y de allí vienen precisamente
las etapas.
RECOLECCIÓN DE
DATOS
La comunicación
es como una “transferencia de la información”. Esta brevísima definición
implica la necesidad de hacer un mensaje, ya sea comercial,
familiar, oficial, diplomático y, de esta forma se cumple con el
propósito de un mensaje: Comunicar.
Los datos más
frecuentes son: nombres, fechas, números, guías, cheque o giro, fax o email;
fechas de pagos de vencimientos o de entregas; precios, catálogos, etc.
Precisamente, esta
etapa del trabajo garantizará aquella característica llamada “INTEGRIDAD”
BOSQUEJO DE
IDEAS.
Es precisamente
el punto de partida: el orden de la idea, un sustantivo focal para cada idea
será señalar el camino que debe seguir la persona en el momento de escribir el
borrador.
Recuerde que la
integridad la dan dos factores: todas las ideas y todos los datos.
Un buen bosquejo es de doble riel por donde se habrá de deslizar la redacción.
SÍNTESIS SUSTANTIVADA
Consiste en
identificar los sustantivos como idea mínima de expresión a partir de la cual
se escribirán las ideas completas.
El lenguaje
sustantivo permite definir con mayor precisión las ideas necesarias para
elaborar el borrador de una carta, oficio, memorándums, informe o cualquier
otro escrito de naturaleza similar.
Ejemplo:
Agradecemos su
confirmación de reservaciones para Julio Gálvez y Pedro Moreno – noviembre
5-6-7. También necesitamos su sala de conferencias para esas fechas.
BORRADOR
Con base en el
orden de ideas en el bosquejo, se elabora el borrador; dos o tres párrafos (uno
para cada idea) que resultan de la aplicación de cuatro aspectos fundamentales.
· Buen
uso del lenguaje, ortográfico y puntuación
· Características
vitales y complementarias
· El
buen gusto
· Principios
de relaciones humanas.
La persona que
redacte un documento debe usar la mejor calidad de oraciones para sus párrafos.
El párrafo es la
unidad de pensamiento o idea que puede expresarse por una oración temática y
varias otras que contribuyan a ampliarlo o aclararlo.
Es preciso que
al redactar sus párrafos trate de escribir oraciones cortas y simples.
Si usa oraciones
compuestas, no olvide los conectores y su manera personal de unir las palabras,
su estilo propio.
La ortografía y
puntuación deben ser perfectas. Un error en el mensaje hará perder la buena
imagen que se espera conseguir con él. Además de poner en peligro su claridad y
corrección.
EL BUEN GUSTO
El aspecto
estético tiene mucho que ver con crear esa primera impresión favorable. El buen
gusto se orienta especialmente al número de párrafos, a la extensión de cada
uno y a la presentación y limpieza del documento.
No hay “regla de
oro”, pero una carta atractiva no debe tener más de tres o cuatro párrafos que
es el promedio del 70% de las cartas que los hombres de empresa escriben en la
actualidad.
Para la
expresión de cada párrafo también hay que aplicar el principio de equilibrio y
buen gusto:
· Párrafo
de
apertura (idea
1) (2 ó
3 líneas)
· Párrafo
central o de
desarrollo (idea
2) (3 ó
5 líneas)
· Párrafo
central o de
desarrollo (idea
3) (3 ó
5 líneas)
· Párrafo
de cierre o
conclusión (idea
4) (2 ó
3 líneas)
Ejemplo de
carta de dos párrafos
Agradecemos
nos confirmen las reservaciones para los señores Julio Gálvez y Pedro Moreno,
gerente de nuestra empresa, quienes viajaran a esa cuidad el mes de noviembre.
Igualmente
importante es para nuestra empresa contar con la disponibilidad de su sala de
conferencias para los días 5,6 y 7 de noviembre.
Aunque la
mayoría de las cartas aparecen ya con el tamaño ideal de tres o cuatro
párrafos, un mensaje completo, claro, breve y productivo puede expresarse en
uno solo.
Ejemplo 1 de
carta de un párrafo
Estimado señor
Peralta:
Agradezco su
cordial invitación del 4 de febrero. Asistiré gustoso a celebrar con usted el
quinto aniversario del Club “Los Amigos”
Atentamente.
Ejemplo No. 2
de carta de un párrafo
Saludo
cordiales, señor Perales.
Agradeceré se
sirva cambiar para el turno de las 10:00 a las 12:00 horas la conferencia sobre
“Dieta nutricional para niños” que dictaré en su auditorio el día jueves, 15 de
julio.
Muchas Gracias.
CONTROL DE
CALIDAD: BORRADOR 1
Muy pocas
personas preparan un borrador sin errores en el primer intento. Por eso, un
vistazo en el borrador es el mejor CONTROL DE CALIDAD, esa es la gran virtud de
la autocrítica, permite mejorar la calidad del producto.
Para hacer las
cosas más profesionales, analice si la carta es cordial, completa y
breve, haga preguntas adicionales como: ¿Es mi carta coherente, correcta,
positiva, moderna, motivadora, natural, discreta y vera?, ¿Ganara buena
voluntad? Es probable que luego de pasar por estos controles la carta vaya
mejorando en cada etapa, su estado final será el mejor.
BORRADOR
MEJORADO
Luego del
mejoramiento del primer borrador, después de haber verificado sus
características vitales y complementarias, es urgente que también analice la
estructura gramatical, la ortografía y la puntuación.
Luego de haber
verificado el buen gusto y el buen manejo de las relaciones humanas, ya puede
usted hablar de un BORRADOR MEJORADO.
PÁRRAFOS DE
APERTURA
El párrafo de
apertura debe crear o despertar en la mente del lector el interés por el
mensaje que trasmite.
Ejemplo
a. Gracias
por su interés en nuestros productos
b. Tenemos el
agrado de adjuntar el cheque 69854, por $ 5000 a cargo del banco Unión
c. Es un
placer informarle las bases para aceptación de las solicitudes para el cargo de
…
d. Agradezco su
contribución para el desarrollo de la ciudad.
e. Agradezco
su valiosa contribución
f. Sentimos
informarle que cancelamos la reunión ….
g. Lo felicito
por la exitosa campaña publicitaria que ha realizado para nuestra firma.
h. Lamento las
dificultades que ha tenido con la licuadora y lo esperamos para cambiársela.
i. Según
sus instrucciones, adjunto una copia de la factura 53281, para ……….
PÁRRAFO DE
CIERRE
Con este párrafo
se deja y se mantiene el impacto favorable inicial. Debemos despertar y
mantener la simpatía y confianza hacia el producto o servicio que ofrecemos.
Ejemplo:
a. Reciba
nuestros mejor deseos de éxito.
b. Estamos
complacidos de seguir prestándole nuestros servicios.
c. Complacido
espero atender sus importantes pedidos.
d. Mis deseos
porque el año venidero les depare éxitos y felicidad
e. Deseamos
fortalecer las buenas relaciones que han unido a nuestras empresas.
f. Espero
que sea de gran utilidad la información adjunta.
g. Agradezco su
ayuda desinteresada en la reciente colecta y le expreso mi permanente gratitud.
COPIA
DIGITADA
La digitación de
una carta se hace en una máquina de escribir, procesador de textos o
computador. En esta parte se deben destacar los aspectos físicos de la carta:
Márgenes, espacios, estilos, etc.
CONTROL DE
CALIDAD
Cuando se
trabaja en un computador, se tiene la oportunidad de observar en pantalla el
aspecto general de su carta antes de su impresión, pues todavía es tiempo
oportuno para hacer los últimos ajustes en su forma y fondo. Muchos jefes
tienen el hábito de revisar en pantalla la calidad de sus mensajes, para
obtener el mejor producto.
IMPRESIÓN
La tecnología
moderna le ofrece la posibilidad de lograr la mejor calidad en la impresión de
sus mensajes. Una impresora láser de última generación imprime sus cartas con
la mayor nitidez y claridad. Por eso, es preciso asegurar su armonía con la
calidad de frases y párrafos.
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