REDACCIÓN Y CORRESPONDENCIA

La palabra redactar proviene del termino latino Redaction y,  hace referencia a la acción y efecto de redactar (Poner por escrito algo sucedido, acordado o pensado con anterioridad) creando un mensaje con uno objetivo predeterminado o una idea clara y concreta.

La redacción requiere de coherencia y cohesión textual (es la manera de relacionar y unir las distintas palabras, oraciones y párrafos del texto), dado que el orden de las palabras dentro de una oración puede modificar la intención del autor, es necesario que el redactor organice en su mente las ideas que desea trasladar al papel o al ordenador.

“Así también redactar es trasmitir y recibir ideas, sentimientos y actitudes por medio de la palabra escrita, con miras a obtener una respuesta”. Por año la comunicación escrita, En la actualidad y  debido al permanente avance tecnológico, es necesario, también una permanente actualización de la estructura, redacción y elaboración de documentos.

LA IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN:

No olvidemos que en el mundo empresarial, y cualquiera será el tamaño de la empresa, la cuestión de la imagen se vuelve un factor trascendental para el éxito administrativo, comercial y las buenas relaciones de negocios: El solo hecho de enviar una carta mal redactada o con errores ortográficos puede estropear un excelente negocio o alejar definitivamente a un buen cliente. Basta este ejemplo para reflexionar acerca de la importancia de dominar las variadas formas de comunicación escrita y de la relación entre la eficacia de los documentos y los principios de calidad en el entorno empresarial e institucional. 

CARACTERÍSTICAS VITALES DE LA  REDACCIÓN

A.- Claridad

La claridad permite leer y entender fácilmente el mensaje y darle una sola interpretación. La claridad se obtiene como resultado de un ordenamiento metódico de la idea completa y un uso correcto del lenguaje.

Es también la presentación de la idea completa, sin que fallen los detalles necesarios para su cabal comprensión.  

Ejemplo:

Mensaje Confuso	Mensaje Claro
El seminario que todos refieren parece que no  tendrá  lugar  en  septiembre,  debido  a múltiples razones que no vienen al caso, se Acordó postergarlos para otra fecha.	Lamentamos comunicar la postergación  del  seminario  “Hombres Nuevos”  para el mes de septiembre.
No es grato informarle que la mercancía será despachada por intermedio de la empresa Copacabana la próxima semana. De acuerdo a su pedido requerido, con los detalles requeridos por su empresa esperando su aceptación.	Según sus instrucciones, hemos despachados por la empresa Copacabana su pedido No. 050, la cual se les entrega con su respectivo detalle.

B.- Brevedad:

Breve es un mensaje que usa el menor número de palabras, pero es claro y completo. El mensaje breve exige seguir la regla de entrar directamente al tema y evitar los rodeos y los adornos “No use 20 palabras cuando 5 sean suficientes”.

Ejemplo:

Mensaje Confuso	Mensaje Breve
En  relación  con  su  informe  del  15  de  septiembre, donde  se  refiere  a  las  irregularidades advertidas  en el   departamento   de   computo   durante   el   año calendario  de  2018,  me  complace  anunciarle  el traslado  de  este  asunto  a  la  gerencia  de  Recursos Humanos para su solución	Me    complace    anunciar    el traslado de su informe 431 del 15 de septiembre a la Gerencia de Recursos Humanos    para    el    trámite correspondiente.
En relación con su carta fechada el 29 de octubre de 2018, donde solicita un crédito por la cantidad de Bs. 10.000 para la compra de materiales, para reparaciones en el edifico del instituto de su dirección; nos es grato manifestarle que aceptamos sus referencias bancarias y concedemos a usted dicho crédito.	Anunciamos a usted la aprobación de su crédito por Bs.10.000, solicitado el 29 de octubre de 2018, El 2 de Noviembre puede acercarse a la División de Crédito, de la oficina central para su tramitación.

 

C.- Integridad:

Un  mensaje  integro  también  es  claro.  Integridad  y  claridad  se

Complementan.  Por  el  contrario  una  carta  incompleta  resulta  vaga,  vana  y  de difícil comprensión. En los siguientes ejemplos se ilustra esta característica:

Ejemplo:

Mensaje Confuso	Mensaje Completo
Informo a usted que el equipo   de   inventario   de nuestra  oficina  es reducido pero de gran  importancia para  el trabajo  de  nuestros Profesionales de la salud.	Me complace informarle que los siguientes equipos hacen parte del inventario de nuestro equipo médico: · Una maquina rayos x · Un tomógrafo ·         6 Tensiómetros · Un juego de 22 pinzas
Tengo más de 10 años de experiencias en el giro, he trabajado en el Banco Unión, y en el Banco Nacional de Bolivia. Puedo mostrarle carta de recomendación de los lugares donde he trabajado.	Trabaje 8 años para el Banco Unión en la ciudad de Santa Cruz y 2 años en el Banco Nacional Bolivia, en ambas partes como cajero. Poseo carta de recomendación.

D.- Cordialidad:  

Esta característica  se  relaciona  con  el  tono  amable y respetuoso  que  siempre  se  debe  usar  para  la  comunicación . Nada mejor  que  una  palabra  amigable y  atenta  para  transmitir una  idea. Demos a   nuestros corresponsales el tono justo, la expresión adecuada y la palabra exactas. Las palabras son el reflejo de los hábitos y el carácter de las personas.

Ejemplo:

Mensaje Confuso	Mensaje Cordial
En lo que a mí concierne, él desperfecto descubierto  en  su máquina tejedora no es de nuestra   responsabilidad y su empresa debería cambiarla o asumir su Reparación por encontrarse en  periodo de garantía.	Luego de la inspección realizada    a la maquina tejedora fabricada  por ustedes, nos parece justo, por   encontrarse en periodo de garantía, que su empresa asuma el     gasto de reposición o reparación. Ustedes tienen la palabra.
Al efecto, este daño causado por ustedes debe ser indemnizado; primero, haciendo un envió urgente por vía aérea para ganar tiempo; y segundo descontando un 40% de la factura sin cargar en la misma los gastos de envío. La fórmula es justa y esperamos sea aceptada por ustedes.	Para reparar los daños causados, sugerimos el envío por vía aérea del nuevo lote de libros, con un descuento del 40 %

E.- Coherencia:

Es la capacidad para manejar la información como un todo articulado; logrando que las pequeñas cosas se enlacen  entre sí para que surja la

Idea general significativa y total. Para que esto sea posible es preciso  usar conectores de ideas simples, conjunciones que también nos sirven:

Ejemplo: además, sin embargo, por lo tanto, sin  duda, mientras tanto,  asimismo,  aunque, a pesar de que. Etc.

F.- Veracidad

A ustedes no les agradaría hacer negocios con personas que faltan a la verdad, por lo tanto la veracidad es la máxima cualidad de la comunicación.  Una  relación basada en la verdad genera buena voluntad,  será sólida y duradera.

Ejemplo:

Mensaje Confuso	Mensaje Veraz
La totalidad del software que usamos en nuestras redes locales y en todo el país ha sido  producida  por nuestros ingenieros de Sistemas.	Una parte importante del software Utilizada en nuestras redes locales y nacionales fue producida por nuestros ingenieros.

G.- Motivación:

Motivar para la acción es el verdadero reto de la comunicación  especialmente para la comunicación comercial hoy en día.  Motivar es despertar el interés a comprar, cooperar o pagar.

H.- Modernidad:

Es el uso de términos, frases, estilos  y rasgos de la época

Anticuadas	Modernas
A la espera de... De acuerdo a.. En base a .. Agradezco de antemano De los corrientes..	Espero, esperamos De acuerdo con.. Con base en .. Agradeceré De julio, agosto etc...

I.- Positivismo:

Ser  positivo  en  la  vida  es  una  forma  de  conducta.  Es comunicar con empatía, pensando en el interés y circunstancias del interlocutor o lector.  He aquí algunos rasgos:

a)      El lenguaje positivo evita el reproche como: olvidó, dejó etc.

b)      Prefiere los posesivos su, suyo en vez de mí, nuestro.

c)      No toma los beneficios; los solicita

d)      Omite  frases  de  estructura  negativa  y  recurre a  sus  equivalentes positivos: “No nos oponemos” por “aceptamos”;  “No me comprendes” por “Permíteme explicarle otra vez”.

e)      Impulsa la acción inmediata: “Apreciare su respuesta”, “Esperamos su catálogo”

J.-Naturalidad  y  sencillez:

El mensaje debe ser vivo y natural.  La sencillez está  en  el lenguaje  simple  y  directo  sin  términos  rebuscados  o  ambiguos, si lo puede decir, también lo puede escribir.

K.-Creatividad:

Trate de ser genuino  y creativo.  Sus frases representan su personalidad y estilo.  Dentro de estos parámetros, trate de crear algo diferente y novedoso. “No seas una copia de otro; realiza tus propias impresiones”

L.-Discreción:

Exprese siempre lo que debe y pueda en forma discreta y diplomática

CARACTERÍSTICAS  COMPLEMENTARIAS

Para reforzar la estructura del mensaje, relacionamos las siguientes características complementarias; unos errores visibles pueden destruir la primera buena impresión que el corresponsal se propone ganar con la carta.

Por eso corrección significa:

Ø  Buena ortografía

Ø  Uso adecuado de mayúscula

Ø  Empleo apropiado de signo de puntuación

Ø  División correcta de las palabras al final del reglón

Ø  Escritura apropiada de los números

Ø  Presentación del mensaje en bloques tabulados y atractivos

Ø  Limpieza y carencia de borrones

Ø  Presentación de párrafo bien balanceado

Ø  Uso adecuado de sinónimos

Ø  Aplicación adecuada de los principios sintácticos y uso correcto de preposiciones