ETIQUETA DE LA SECRETARIA EN LA OFICINA

Las principales labores que debe hacer una secretaria ejecutiva en la oficina son:

Organizar su agenda:

La Secretaria debe anotar en su agenda las citas, compromisos, encuentros, reuniones que su superior tendrá a lo largo del día. La forma correcta de programar un compromiso sera de la siguiente manera: anotar el nombre del interlocutor, el día, la hora y el lugar de la reunión. El escribir todos estos datos con lápiz nos facilitará la posible introducción de modificaciones.

 ¿Cómo recibir a los visitantes?

En primera instancia, se debe comprobar que el lugar donde se va a desarrollar el encuentro esta acondicionado para la ocasión, es decir, que haya un numero de sillas adecuado, para no tener que deambular de una lado a otro en busca de banquetas porque alguien permanece de pie y que la mesa este despejada y expedita de objetos o papeles innecesarios que causarían una sensación de desorden. Es aconsejable acordar con nuestro superior con anticipación si se ofrecerá café o te y establecer el momento en que se servirá. En caso de que la entrevista sea breve, no se ofrece nada.

Las llamadas

El jefe determinara si se le puede o no pasar cualquier llamada o tan solo de carácter urgente. Si es absolutamente necesario contestar el teléfono en presencia de una visita, se pedirán las correspondientes disculpas.

¿Qué debe hacer una secretaria si el jefe no llega?

Pues resolver la situación con cautela y de un modo protocolariamente correcto: en primer lugar informaremos a la visita de que hemos comunicado a nuestro superior que le están esperando. A continuación le ofreceremos un café y algo de lectura teniendo en cuenta sus preferencias. Deberemos controlar el tiempo que transcurre, puesto que el protocolo permite 15 minutos de espera. Pasados los 15 minutos deberemos dirigirnos a la visita prudentemente con una amplia sonrisa y con toda la amabilidad que sepamos demostrar le pediremos disculpas presentando las correspondientes excusas por la demora de nuestro superior. Si finalmente el jefe no puede acudir a la cita, se concertará una nueva. Con posterioridad, el propio superior directamente o a través de su secretaria llamará a esta persona para presentar nuevamente sus disculpas y explicar el motivo de su demora.