EL ACTA

Es un documento donde se registra o se narra lo sucedido y lo acordado en reuniones de distinta naturaleza.

CARACTERÍSTICAS. Normalmente se escribe en el libro de Actas que lleva impresa la numeración correlativa. Cada acta a su vez, debe tener un número secuencial. En la actualidad, el acta no exige un libro de actas ni la escritura manuscrita, sin embargo, es obligatorio conservar los números correlativos de las actas.

PARTES DEL ACTA. El encabezamiento compuesto por la identificación del documento y el número de acta, el lugar, hora, fecha, motivo, número asistentes y orden del día que a su vez contendrá los aspectos a tratar por orden de importancia.

El cuerpo estará constituido por el recuento de los incidentes, discrepancias, votaciones y acuerdos establecidos en la reunión.

La finalización; una vez aprobada, firmarán las personas responsables o que representan a la institución.

ESTILO. Una de las características principales en la transcripción de lo dicho por cada participante es el uso del estilo indirecto, sintetizando cada mensaje:

-           El señor Director propone…

-           A continuación toma la palabra el profesor…

-           Acto seguido…

-           Se pide…

-           Se sugiere…

-           Se conviene…

-           Se levanta la reunión a hrs.…

RESPONSABILIDADES DEL SECRETARIO O SECRETARIA:

·        Levantar el acta que registre finalmente el desarrollo de la reunión

·        El secretario(a) no debe participar en la reunión exponiendo o discutiendo.

·        Debe tener elaborado el borrador del acta para, resumir y elaborar un original definitivo que, posteriormente, hará firmar a los participantes.

 LO QUE NO DEBE HACERSE.

·         En un acta de reunión nunca deben usarse las citas textuales entre comillas para transcribir lo expresado por alguno de los participantes.

FORMATO DEL ACTA

                 A.        ENCABEZAMIENTO

                 1.         Identificación del documento

                 2.         Número del acta

                 3.         Lugar

                 4.         Hora

                 5.         Fecha

                 6.         Motivo

                 7.         Asistentes

                 8.         Orden del día

                B.        CUERPO

                9.         Desarrollo

                C.        CIERRE

               10.       Fórmula final

               11.       Sellos

               12.       Firmas